Faut-il garder les copies de passeports de vos clients ?

En agence, le réflexe est presque automatique : on garde une copie du passeport « au cas où ». Pour une réclamation, un futur voyage, un contrôle… Mais est-ce vraiment autorisé ? Le RGPD pose des règles claires — et conserver trop de documents peut, paradoxalement, se retourner contre vous.

Le réflexe de tout garder, et pourquoi il est risqué

Chaque copie de passeport que vous conservez est une donnée sensible de plus à protéger. Plus vous en gardez, plus vous êtes exposé en cas de fuite : un dossier oublié, une boîte mail piratée, un disque dur perdu… et ce sont les documents de vos clients qui se retrouvent dans la nature. Conserver « par sécurité » crée en réalité de l'insécurité.

Ce que dit le RGPD : deux principes clés

Deux règles du RGPD encadrent directement cette question :

• La minimisation : vous ne devez collecter et conserver que les données strictement nécessaires à une finalité précise.
• La limitation de la conservation : vous ne devez pas garder les données au-delà de la durée nécessaire à cette finalité.

Autrement dit, conserver indéfiniment des copies de passeports « au cas où », sans finalité claire ni durée définie, va à l'encontre de ces deux principes.

Alors, peut-on garder des copies ?

Oui — mais à deux conditions : avoir une raison valable et identifiée (une base légale et une finalité, par exemple accomplir les formalités d'un voyage en cours), et fixer une durée de conservation limitée et justifiée. Une fois la finalité atteinte (le voyage est passé, les formalités sont faites), les documents doivent être supprimés.

Les bonnes pratiques concrètes

• Définissez pourquoi vous conservez chaque document et combien de temps.
• Supprimez dès que ce n'est plus nécessaire.
• Sécurisez ce que vous gardez : chiffrement, accès restreint.
• Informez vos clients de la durée de conservation.
• Évitez les copies éparpillées dans les emails, les dossiers partagés ou sur les bureaux.

Le bon réflexe : garder la donnée utile, pas le document entier

Dans la plupart des cas, vous n'avez pas besoin de conserver l'image complète d'un passeport : vous avez besoin de quelques informations (nom, numéro de document, date de validité). Extraire ces données dans un fichier structuré, puis ne pas conserver la copie de l'image, réduit considérablement votre exposition.

C'est exactement la logique de ScanID : vous importez le document, l'outil en extrait les données utiles dans un fichier prêt à l'emploi — traité dans l'Union européenne, jamais stocké ni revendu — et vous n'avez plus à accumuler des piles de copies sensibles. Vous gardez l'information dont vous avez besoin, pas le risque qui va avec.

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