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Politique de confidentialité

Comment nous traitons vos données, et celles de vos voyageurs.

1. Qui sommes-nous ?

Le site scanid.fr et le service ScanID sont édités par ScanID, société par actions simplifiée à associé unique (SASU) au capital de 1 000 €, immatriculée au RCS de Paris 107 858 557, dont le siège est situé 169 avenue de Choisy, 75013 Paris (voir nos mentions légales).

Pour toute question relative aux données personnelles : contact@scanid.fr.

2. Deux situations bien distinctes

a) Les données que vous nous confiez via le site

Lorsque vous remplissez un formulaire (demande d’essai, téléchargement de la checklist, contact, demande de rappel), nous collectons : nom, prénom, société, e-mail professionnel, téléphone (facultatif), volume estimé, la manière dont vous nous avez connus (facultatif) et votre message. ScanID est alors responsable de traitement.

b) Les documents d’identité traités via le service

Lorsqu’une agence cliente importe des passeports, cartes d’identité ou titres de séjour dans son espace ScanID, l’agence reste responsable de traitement des données de ses voyageurs ; ScanID agit comme sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD, sur ses seules instructions. Un accord de sous-traitance (DPA) encadrant cette relation est fourni à chaque client.

Les rôles sont les mêmes lorsqu’un voyageur dépose lui-même sa pièce d’identité, ou qu’un parent dépose celle de son enfant mineur, par le lien de collecte que l’agence a fait parvenir : l’agence est responsable de traitement, et ScanID son sous-traitant. ScanID n’écrit pas aux voyageurs de sa propre initiative ; après un dépôt, la page ne présente qu’un accusé de réception, et aucune donnée lue n’est affichée. Dans la présente politique, les « documents importés » comprennent aussi les documents déposés par un lien de collecte.

3. Finalités et bases légales

  • Répondre à vos demandes et ouvrir votre essai — exécution de mesures précontractuelles (art. 6.1.b RGPD).
  • Fournir le service ScanID (extraction des données de documents importés) — exécution du contrat avec l’agence cliente.
  • Facturation et comptabilité — obligation légale.
  • Suivi commercial de nos prospects professionnels — intérêt légitime, avec possibilité d’opposition à tout moment.
  • Assurer la sécurité du site et du service (journaux de connexion) — intérêt légitime.

Nous ne pratiquons aucune prospection sans lien avec votre activité professionnelle, et aucun profilage.

4. Durées de conservation

  • Documents d’identité importés : ils ne sont jamais stockés — traités en mémoire le temps de l’extraction, puis immédiatement détruits. Seules les données extraites (lignes des dossiers et fichiers d’export) sont conservées dans l’espace du client, sous son contrôle, jusqu’à suppression par ses soins ou clôture du compte.
  • Adresse IP de l’appareil utilisé pour un dépôt par lien de collecte : conservée quatre-vingt-dix (90) jours dans les journaux du service, pour le compte de l’agence, afin de limiter le nombre de dépôts et d’assurer la sécurité du service.
  • Journaux de connexion à l’espace client, dont l’adresse IP : quatre-vingt-dix (90) jours.
  • Données de prospects (formulaires) : 3 ans après le dernier contact de votre part.
  • Données clients et de facturation : durée de la relation contractuelle, puis durées légales de conservation comptable (10 ans pour les pièces comptables).

5. Destinataires et sous-traitants

Vos données ne sont jamais vendues ni louées. Elles sont accessibles aux seules personnes habilitées de ScanID et à nos sous-traitants techniques, dans la stricte mesure nécessaire :

  • Hébergement du site et du service (fichiers de résultats) : IONOS — traitement des données dans l’Union européenne ou l’Espace économique européen, garanti par l’accord de sous-traitance IONOS (art. 4.3).
  • Moteur de reconnaissance (OCR) : Google Cloud (API Vision) — les images sont traitées en mémoire, sans stockage, et Google s’engage à ne pas utiliser les contenus soumis pour entraîner ses modèles (Cloud Data Processing Addendum). Région de traitement : Union européenne.
  • Formulaires du site : Formspree, Inc. (États-Unis) — uniquement les données saisies dans nos formulaires ; transfert encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne — Formspree intervient comme sous-traitant et est certifié SOC 2 Type 2.
  • Paiement : Stripe — nous n’avons jamais accès à vos données bancaires complètes.

6. Transferts hors Union européenne

Les fichiers de résultats sont hébergés dans l’Union européenne (IONOS). Les documents importés ne sont jamais stockés : leur lecture optique est opérée en mémoire par Google Cloud, région Union européenne. Lorsqu’un prestataire implique un transfert hors UE (formulaires du site chez Formspree aux États-Unis), ce transfert est encadré par les mécanismes du chapitre V du RGPD — clauses contractuelles types ou décision d’adéquation.

7. Cookies

Le site scanid.fr ne dépose aucun cookie de mesure d’audience ni de publicité. Seuls des cookies strictement nécessaires peuvent être déposés par notre prestataire de formulaires lors de l’envoi d’un message. Aucun bandeau de consentement n’est donc requis en l’état.

8. Sécurité

Chiffrement des échanges (HTTPS), fichiers de résultats chiffrés au repos, hébergement dans l’Union européenne, contrôle des accès, absence de stockage des documents importés : nos mesures sont détaillées sur la page Sécurité et dans l’annexe de notre accord de sous-traitance.

9. Nos engagements

  • Aucune revente ni location de données, de quelque nature que ce soit.
  • Aucune utilisation des documents importés à d’autres fins que la prestation demandée.
  • Vos documents ne servent pas à entraîner des modèles : ScanID ne le fait pas, et notre prestataire de lecture optique (Google Cloud) s’y engage pour les contenus qui lui sont soumis.

10. Vos droits

Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, de portabilité et d’opposition. Pour les exercer : contact@scanid.fr. Nous répondons sous un mois.

Les voyageurs dont les documents ont été traités via une agence cliente, y compris par un lien de collecte, sont invités à exercer leurs droits directement auprès de cette agence, responsable de traitement ; nous l’assistons dans cette démarche.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL : www.cnil.fr.

Dernière mise à jour : octobre 2026.