Guide · Modèle Excel gratuit
Liste des participants d’un voyage de groupe : le modèle Excel gratuit
Billets d’avion, hôtel, assurance, formalités : tout part de la liste des participants. Voici les colonnes à prévoir, les pièges à éviter, et un modèle Excel gratuit dont les colonnes d’identité sont celles de ScanID.
À quoi sert la liste des participants ?
C’est le document de référence du voyage. Elle alimente les réservations aériennes, qui exigent les noms exacts, la rooming list de l’hôtel, l’assurance, les formalités comme les visas ou les autorisations de voyage électroniques (l’ESTA pour les États-Unis, par exemple). Le jour du départ, elle sert à faire l’appel et à savoir qui prévenir en cas d’urgence.
Qu’il s’agisse d’un séminaire, d’un voyage de comité d’entreprise, d’une association ou d’une classe, une seule liste, juste et à jour, évite la plupart des mauvaises surprises.
Les colonnes à prévoir
| Rubrique | Colonnes | Pourquoi |
|---|---|---|
| Identité | Nom de famille, prénom, sexe, date de naissance, nationalité | Exactement comme sur la pièce d’identité : c’est ce que vérifient la compagnie aérienne et l’hôtel. |
| Document | Type, numéro, date d’expiration | Pour les billets, les formalités et le contrôle de validité. |
| Contact | Téléphone, e-mail | Pour joindre chacun avant et pendant le voyage. |
| Urgence | Personne à prévenir et son téléphone | Indispensable dès que le groupe part loin ou longtemps. |
| Logistique | Chambre, besoins particuliers | Le lien avec la rooming list, les repas, l’accessibilité. |
Une information de santé, comme une allergie ou un traitement, est une donnée sensible au sens du RGPD. Ne la demandez que si elle est nécessaire au voyage, et limitez qui y a accès.
Les erreurs à éviter
- Des noms recopiés à la main : une lettre de trop ou de moins, et le nom du billet ne correspond plus à celui du passeport. Voyez les conséquences d’une erreur de saisie.
- Des passeports qui expirent trop tôt : certains pays exigent un document encore valable plusieurs mois après le retour. Voyez la règle des six mois et ses variantes ; les règles de chaque pays sont sur le site France Diplomatie.
- Plusieurs versions qui circulent : gardez une seule liste, datée, et ne transmettez à chaque prestataire que les colonnes dont il a besoin.
- Des pièces d’identité envoyées par e-mail : elles restent ensuite dans les boîtes de réception. Voyez comment transférer les données d’identité en sécurité.
- Une liste gardée indéfiniment : une fois le voyage terminé et réglé, supprimez-la ou ne gardez que le strict nécessaire.
Remplir la liste sans rien recopier
Avec ScanID, vous envoyez à vos participants un lien de collecte : chacun dépose la photo de sa pièce d’identité depuis son téléphone. ScanID lit les passeports et les pièces d’identité de tous les pays et vous rend un tableau Excel, une ligne par participant.
Les colonnes d’identité de ce tableau sont celles du modèle, dans le même ordre : elles se collent d’un bloc. L’alerte de validité compare chaque date d’expiration à la date de retour du voyage et signale les documents à vérifier.
Questions fréquentes
Quelles informations demander aux participants d’un voyage de groupe ?
Celles dont le voyage a besoin : l’identité telle qu’elle figure sur la pièce d’identité, les références du document, un moyen de contact et une personne à prévenir. Le reste seulement s’il est utile, comme un régime alimentaire ou un besoin d’accessibilité.
Combien de temps garder la liste des participants ?
Le temps du voyage et de son règlement, puis la supprimer ou n’en garder que le strict nécessaire : le RGPD impose de limiter la durée de conservation des données personnelles. Voyez aussi faut-il garder les copies de passeports de vos clients ?
Le modèle convient-il à un voyage scolaire ?
Oui, pour organiser le voyage : l’appel, les chambres, les contacts. Les formalités propres aux mineurs, comme l’autorisation de sortie du territoire, se gèrent à part : voyez notre guide du voyage scolaire à l’étranger.
Le modèle Excel de liste des participants est-il gratuit ?
Oui. Il se télécharge sans inscription et s’utilise librement. Ses colonnes d’identité sont celles du fichier ScanID, dans le même ordre.