Rooming list : définition, exemple et modèle Excel gratuit

La rooming list est la liste des membres d’un groupe que l’on envoie à l’hôtel pour qu’il prépare leur arrivée et attribue les chambres à l’avance. Voici ce qu’elle doit contenir, les erreurs qui coûtent cher, et un modèle Excel gratuit dont les colonnes d’identité sont celles de ScanID.

Qu’est-ce qu’une rooming list ?

Une rooming list est la liste des membres d’un groupe fournie à l’hôtelier pour qu’il les enregistre et leur attribue une chambre avant leur arrivée. Le terme anglais est le plus employé dans les agences de voyages ; l’Office québécois de la langue française propose « liste de répartition des chambres ».

Elle accompagne tous les séjours de groupe : séminaires, congrès, voyages de motivation, voyages scolaires, circuits. L’agence ou l’organisateur la prépare ; l’hôtel s’en sert pour préparer les chambres et l’accueil du groupe. Elle se remet à la date prévue dans le contrat de groupe, puis se met à jour à chaque changement.

Ce que contient une rooming list

• La chambre : un repère par chambre (1, 2, 3…), qui dit qui dort avec qui.
• Le type de chambre : individuelle (SGL), double avec un grand lit (DBL), deux lits séparés (TWN) ou triple (TPL).
• Le nom et le prénom de chaque occupant, tels qu’ils figurent sur sa pièce d’identité.
• Les dates d’arrivée et de départ, surtout quand certains voyageurs arrivent ou repartent à part.
• Les remarques : lit bébé, chambres communicantes, accessibilité, arrivée tardive.

Certains hôtels, et la réglementation de certains pays, demandent en plus la date de naissance, la nationalité ou les références de la pièce d’identité de chaque client. N’ajoutez ces colonnes que lorsqu’elles sont demandées : une rooming list circule entre plusieurs personnes, et moins elle contient de données personnelles, mieux c’est.

Un exemple de rooming list

Trois voyageurs, deux chambres, données fictives :

Les erreurs qui coûtent cher

• Un nom mal orthographié : le voyageur ne retrouve pas sa réservation à l’arrivée. Et si la même liste sert aux billets d’avion, un nom différent de celui du passeport peut poser problème à l’embarquement : nous l’avons détaillé dans les erreurs de saisie sur un passeport.
• Des chambres mal réparties : deux collègues dans une chambre double au lieu d’une twin, un couple séparé.
• Des dates décalées pour les voyageurs qui arrivent la veille ou repartent plus tard.
• Une version dépassée : plusieurs listes circulent par e-mail et l’hôtel travaille sur l’ancienne. Datez chaque envoi.
• Trop de données : envoyer à l’hôtel les numéros de passeport de tout le groupe alors qu’il ne les demande pas.

Remplir la rooming list depuis les passeports

Le plus long, et le plus risqué, est de recopier les noms depuis les pièces d’identité. Avec ScanID, vos voyageurs vous envoient la photo de leur passeport ou de leur carte d’identité, ou la déposent eux-mêmes grâce au lien de collecte ; ScanID les lit et vous rend un tableau Excel, une ligne par voyageur.

Les colonnes de ce tableau (nom de famille, prénom, sexe, date de naissance, date d’expiration, nationalité, numéro de document, type) sont celles du modèle, dans le même ordre : elles se collent d’un bloc. Il ne reste qu’à indiquer les chambres. Et l’alerte de validité signale au passage les documents qui expirent trop tôt pour le voyage.

Questions fréquentes

Quand envoyer la rooming list à l’hôtel ?

À la date prévue dans le contrat de groupe passé avec l’hôtel. On la met ensuite à jour à chaque changement, en datant chaque version pour que l’hôtel travaille toujours sur la dernière.

Quelle différence entre une chambre double et une chambre twin ?

Une chambre double (DBL) a un grand lit pour deux personnes ; une chambre twin (TWN) a deux lits séparés. Pour deux collègues en séminaire, on demande en général une twin.

Faut-il mettre les numéros de passeport dans la rooming list ?

Seulement si l’hôtel les demande : certains établissements, et la réglementation de certains pays, exigent les références de la pièce d’identité de chaque client. Sinon, la chambre, le type, les noms et les dates suffisent.

Le modèle Excel de rooming list est-il gratuit ?

Oui. Il se télécharge sans inscription et s’utilise librement. Ses colonnes d’identité sont celles du fichier ScanID, dans le même ordre.