Organiser un voyage scolaire à l’étranger : la liste des élèves et leurs papiers

Un voyage scolaire à l’étranger se prépare d’abord sur papier : l’autorisation du voyage, la liste des élèves, et pour chaque élève les documents qui lui permettront de passer la frontière, puis de revenir. Voici ce que demandent les textes en vigueur, le cas particulier du Royaume-Uni et des élèves qui ne sont pas européens, les délais à tenir, et une méthode pour réunir les papiers de tout un groupe sans en oublier un.

Les papiers de chaque élève

Pour un élève mineur qui part avec sa classe, sans ses parents, service-public.gouv.fr dresse la liste : une pièce d’identité, l’original de l’autorisation de sortie du territoire, la photocopie de la pièce d’identité du parent qui l’a signée, et l’autorisation de participer au voyage. « Selon le pays de destination, d’autres documents peuvent vous être demandés. »

Trois points font souvent hésiter :

• Des noms de famille différents : le formulaire d’AST est « juridiquement suffisant », même si le parent signataire ne porte pas le même nom que l’enfant, et le livret de famille ne peut pas être exigé à la frontière. Le guide Éduscol conseille tout de même d’inviter ce parent à fournir une pièce qui prouve son autorité parentale.
• Une interdiction de sortie du territoire : si un élève fait l’objet d’une interdiction ou d’une opposition à la sortie du territoire, l’AST ne lui permet pas de partir.
• La validité des documents : la carte d’identité d’un mineur est valable dix ans, son passeport cinq ans. Pour une nouvelle carte, « il faut compter plusieurs semaines », davantage à l’approche des vacances d’été ; pour un passeport aussi, les délais dépendent du lieu et de la période. L’élève se présente au guichet avec son parent. Pour le délai à respecter selon le pays, voyez la règle des six mois et ses variantes.

Le Royaume-Uni : la carte d’identité, grâce au formulaire de voyage scolaire

Depuis le 1^er octobre 2021, le Royaume-Uni refuse la carte d’identité des visiteurs européens. Les groupes scolaires venus de France font exception depuis le 28 décembre 2023, grâce au « formulaire de renseignements pour les voyages scolaires entre la France et le Royaume-Uni ».

• Qui peut l’utiliser : un groupe d’au moins cinq élèves de 18 ans ou moins, d’un établissement reconnu par l’Éducation nationale, pour un voyage scolaire de moins de six mois. Tous les élèves et tous les adultes du groupe figurent sur le formulaire.
• Les élèves français, ou d’un autre pays de l’Union européenne, de l’Espace économique européen ou de Suisse, entrent avec leur carte d’identité, dont la validité couvre la durée du séjour. Ceux qui ont un passeport ont intérêt à le prendre : le passage de la frontière est plus rapide, précise le gouvernement britannique.
• Les élèves d’autres nationalités voyagent avec leur passeport, sans visa.
• L’autorisation de voyage électronique (ETA), exigée des Européens depuis le 2 avril 2025, n’est pas demandée aux élèves inscrits sur le formulaire, quelle que soit leur nationalité, « jusqu’à nouvel ordre » selon France Diplomatie. Les enseignants et les adultes accompagnateurs, eux, voyagent avec leur passeport et, selon leur nationalité, une ETA ou un visa.
• Chaque élève emporte son AST, la copie de la pièce d’identité du parent signataire, et sa carte d’identité ou son passeport.

Le chef d’établissement, ou le directeur d’école, remplit le formulaire et l’envoie à la préfecture, avec les AST et les copies des pièces des parents, au moins 15 jours avant le départ selon le gouvernement britannique. Certaines préfectures et certains rectorats demandent davantage : dans les Vosges, les dossiers passent par les services départementaux de l’Éducation nationale, et l’établissement doit les réunir 40 jours au plus tard avant le départ. Renseignez-vous tôt. Le jour du voyage, le groupe présente le formulaire en deux exemplaires à la police aux frontières britannique, qui en garde un.

Les élèves qui ne sont pas européens

Un élève étranger qui vit en France a besoin, lui aussi, d’une autorisation de sortie du territoire. Le document qui lui permet de revenir en France est le document de circulation pour étranger mineur (DCEM), délivré par la préfecture pour cinq ans au plus, contre une taxe de 50 €, sauf exceptions ; les délais de traitement « sont variables ». Le titre d’identité républicain (TIR) n’est plus délivré depuis le 1^er mars 2019.

• Pour un voyage dans l’Union européenne, un élève qui n’a ni passeport valide ni DCEM peut voyager avec la liste de voyageurs prévue par une décision européenne de 1994. Elle « tient lieu de passeport collectif et de visa d’entrée et de transit » dans les autres États de l’Union. Le chef d’établissement la demande à la préfecture du département de l’établissement, au plus tard un mois avant le départ, en deux exemplaires, avec une photo d’identité de chaque élève concerné. Si le voyage passe par l’Irlande, la Norvège ou la Suisse, ces pays exigent en plus un document individuel, passeport et DCEM, précise la préfecture d’Ille-et-Vilaine.
• Hors de l’Union européenne, l’élève a besoin de son passeport et, selon les exigences du pays, d’un visa.
• Pour le Royaume-Uni, son passeport, sans visa ni ETA s’il figure sur le formulaire de voyage scolaire.

Qui autorise le voyage, et quand

Le texte en vigueur est la circulaire du 16 juillet 2024 sur l’organisation des sorties et voyages scolaires dans les écoles, les collèges et les lycées publics. Elle a remplacé celle du 13 juin 2023, qui avait elle-même abrogé la circulaire n° 2011-117.

• Au collège et au lycée, le chef d’établissement autorise le voyage. Le conseil d’administration donne son accord sur la programmation des voyages et sur leur financement ; sa délibération est exécutoire quinze jours après sa transmission.
• À l’école, un voyage avec nuitée est autorisé par l’inspecteur de l’Éducation nationale de la circonscription, après l’accord du directeur d’école et l’information du directeur académique. Pour l’étranger, le dossier part au moins un mois et demi avant le départ ; la décision est rendue un mois avant.
• Avant un départ à l’étranger, les organisateurs consultent France Diplomatie, et le voyage est déclaré par le directeur ou le chef d’établissement sur Ariane, la plateforme du ministère des Affaires étrangères.
• Les familles sont réunies pour une réunion d’information, organisée pour chaque voyage scolaire.
• Au collège et au lycée, les services départementaux reçoivent la liste des accompagnateurs, avec les numéros pour joindre le groupe, et la liste des élèves, « comprenant la date de naissance des élèves et le numéro de téléphone d’une personne responsable de l’élève à contacter en cas d’urgence ».
• Pendant le séjour, l’enseignant organisateur garde les AST et les copies des pièces d’identité des parents signataires.

Les délais, à rebours

Ce sont les délais minimaux des textes cités en bas de page. Les procédures locales peuvent être plus strictes.

Une seule liste pour tout le groupe

Le même voyage demande plusieurs listes : celle des services départementaux (noms, dates de naissance, personne à prévenir), le formulaire du Royaume-Uni (noms, prénoms, date de naissance, nationalité, numéro du document), la liste de voyageurs de la préfecture (avec le lieu de naissance), sans compter la liste des passagers du transporteur et la rooming list de l’hôtel. Le plus sûr est de tenir une seule liste, d’où l’on tire toutes les autres.

• Les noms exactement comme sur la pièce d’identité, prénoms compris : une faute de frappe peut coûter un embarquement. Voyez les conséquences d’une erreur de saisie.
• Une colonne de suivi par document : pièce d’identité vue, AST reçue, copie de la pièce du parent, autorisation de participer, CEAM.
• La date d’expiration de chaque pièce, pour repérer à temps celles qui ne couvrent pas le séjour.

Notre modèle Excel de liste des participants, gratuit, contient déjà les colonnes d’identité, le téléphone et la personne à prévenir : ajoutez-y vos colonnes de suivi.

Les données des élèves : le nécessaire, et pas plus longtemps

Aucune recommandation de la CNIL ne porte spécialement sur les voyages scolaires, mais les règles générales s’appliquent. Le ministère de l’Éducation nationale les résume ainsi : « limiter toute collecte de données personnelles aux informations indispensables au bon déroulement de l’activité puis veiller à ce qu’elles soient supprimées ou archivées selon la règlementation », et « s’assurer de la sécurité des données collectées ».

• Ne demander que ce que les démarches exigent. Avec l’AST, c’est la copie de la pièce d’identité du parent signataire qui est demandée ; la copie de la pièce de l’élève ne l’est que pour certaines démarches, comme la liste de voyageurs de la préfecture.
• Recevoir les documents par un canal sûr. Pour les échanges entre les familles et l’établissement, la CNIL conseille d’« utiliser un portail sécurisé d’échange de documents ou un outil de communication (de type ENT) », et de « chiffrer les pièces jointes avec un mot de passe et transmettre le mot de passe par un autre canal ». Plus de méthodes dans notre article sur l’envoi sécurisé des pièces d’identité.
• Tout garder au même endroit, accessible aux seules personnes qui préparent le voyage.
• Supprimer après le voyage ce qui n’est plus utile, sauf obligation d’archivage. Le responsable de ces traitements est le chef d’établissement dans le second degré, le directeur académique dans le premier ; pour une agence, c’est l’agence.

Pour les agences et les organismes : réunir les papiers avec ScanID

ScanID lit les passeports et les pièces d’identité de tous les pays et rend un tableau Excel : nom, prénoms, sexe, date de naissance, nationalité, numéro, type et date d’expiration du document, une ligne par élève, toujours dans le même ordre.

• Le lien de collecte. L’agence crée un lien pour le dossier du voyage et le fait parvenir aux familles. Pour un enfant, c’est un parent qui photographie la pièce d’identité, depuis son téléphone, sans compte ni application ; la ligne arrive dans le dossier, et le compteur indique combien de documents sont reçus. Le document est lu, puis détruit. Voir le lien de collecte.
• L’alerte de validité. Avec la date de retour et la règle choisie, par exemple « jusqu’au retour » pour le Royaume-Uni, ScanID compare chaque date d’expiration et signale les documents à regarder de près.
• Le fichier Excel se colle dans la liste des participants, et fournit les noms, dates de naissance, nationalités et numéros de documents que demandent le formulaire du Royaume-Uni et, souvent, les transporteurs.

Ce que ScanID ne fait pas : fournir le lieu de naissance, que demande la liste de voyageurs ; remplacer les AST, qui voyagent en original. L’alerte de validité compare des dates : ScanID ne connaît pas les conditions d’entrée de chaque pays et ne vérifie pas l’authenticité des documents.

Questions fréquentes

Un élève peut-il partir en voyage scolaire avec sa seule carte d’identité ?

Dans l’Union européenne et l’espace Schengen, oui, avec son autorisation de sortie du territoire et la copie de la pièce d’identité du parent qui l’a signée. Au Royaume-Uni, seulement s’il figure sur le formulaire de voyage scolaire France–Royaume-Uni validé par la préfecture. Hors de l’Union européenne, la plupart des pays exigent un passeport, parfois un visa.

L’autorisation de sortie du territoire est-elle obligatoire pour un voyage scolaire ?

Oui, dès qu’un élève mineur quitte la France sans l’un de ses parents, y compris pour un pays de l’Union européenne. C’est le formulaire Cerfa n° 15646*01, signé par un seul parent titulaire de l’autorité parentale, accompagné de la photocopie de sa pièce d’identité.

Les élèves ont-ils besoin d’une autorisation de voyage électronique (ETA) pour le Royaume-Uni ?

Non, s’ils figurent sur le formulaire de voyage scolaire France–Royaume-Uni, quelle que soit leur nationalité. Les enseignants et les adultes accompagnateurs, eux, voyagent avec leur passeport et, selon leur nationalité, une ETA ou un visa.

Quels papiers pour un élève qui n’est pas européen ?

L’autorisation de sortie du territoire, comme les autres élèves, et pour revenir en France un document de circulation pour étranger mineur (DCEM). Pour un voyage dans l’Union européenne, un passeport individuel ou, à défaut, la liste de voyageurs délivrée par la préfecture, à demander au moins un mois avant le départ. Hors de l’Union européenne, un passeport et, selon le pays, un visa. Pour le Royaume-Uni, un passeport, sans visa ni ETA s’il figure sur le formulaire de voyage scolaire.

La carte européenne d’assurance maladie est-elle obligatoire pour un voyage scolaire ?

Elle est conseillée, pas obligatoire selon les textes officiels. Chaque élève doit avoir la sienne : elle est gratuite et se demande au moins 20 jours avant le départ, selon service-public.gouv.fr. Trop tard, la caisse d’assurance maladie délivre un certificat provisoire de remplacement, valable trois mois.

Combien de temps garder les copies des pièces d’identité des élèves ?

Aucun texte ne fixe de durée propre aux voyages scolaires. L’enseignant garde les autorisations de sortie du territoire et les copies des pièces des parents pendant tout le séjour ; ensuite, la règle générale s’applique : ne conserver les données que le temps nécessaire, puis les supprimer, sauf obligation d’archivage. Voyez aussi faut-il garder les copies de passeports ?

ScanID lit-il les passeports des élèves étrangers ?

Oui : ScanID lit les passeports et pièces d’identité du monde entier, dès lors qu’ils portent une bande MRZ. Pour un document étranger, le nom et les prénoms sont ceux de la bande MRZ : en lettres latines, sans accents.

Sources : service-public.gouv.fr, fiches sur les papiers d’un mineur qui voyage, l’autorisation de sortie du territoire (vérifiée le 20 mars 2026), les sorties et voyages scolaires (17 février 2026), le document de circulation pour étranger mineur, la carte européenne d’assurance maladie (22 octobre 2026), la carte d’identité et le passeport ; France Diplomatie, « Les formalités de passage des frontières » (5 juin 2026) et fiche Royaume-Uni (5 octobre 2026) ; gouvernement britannique, « Visit the UK as part of a French school trip » (5 juin 2026) et règles d’immigration (8 octobre 2026) ; circulaire du 16 juillet 2024 (Bulletin officiel n° 30 du 25 juillet 2024) et guides Éduscol des sorties et voyages scolaires (décembre 2025) ; préfectures d’Ille-et-Vilaine (liste de voyageurs, 10 février 2025) et des Vosges (6 février 2026) ; ministère de l’Éducation nationale, « 10 principes clés pour protéger les données de vos élèves » ; CNIL, guide des violations de données dans les établissements d’enseignement (mai 2025). Consultées le 26 octobre 2026.

Ce guide résume des règles officielles à une date donnée ; il ne remplace ni les textes ni les consignes de votre académie, de votre préfecture ou de France Diplomatie, à vérifier avant chaque voyage.